A importância do fluxo de caixa para sair da crise

O resultado que seu contador lhe apresentar não serve de muita coisa. Especialmente para empresas pequenas, lançamentos contábeis dificilmente refletirão à realidade do negócio.

Além de não capturar a informalidade, o resultado contábil não ajuda na gestão do dia a dia, não captura prazos de recebimento e pagamento, não dá o pulso da empresa. Resultado contábil é usado para visão de longo prazo, e sair da crise demanda decisões e ações de curtíssimo prazo.

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O dia a dia é controlado no caixa! Nos extratos bancários. Empresa com lucro alto, sem caixa, quebra. Empresa com bons indicadores de performance, sem recursos de curtíssimo prazo para pagar a folha, para. Quem empreende sabe disso de maneira empírica.

Você precisa analisar o seu fluxo de caixa, histórico, para entender para de onde vem e para onde vai o seu dinheiro. É importante entender quais são as principais fontes e usos de recursos. No fluxo de caixa são demonstradas as principais linhas de recebimentos e pagamentos. 

As fontes de informação são extratos bancários (entradas e saídas de caixa), relatórios de contas a pagar e receber, planejamento de compras, planejamento de vendas, planejamento de produção, em que você detalha exatamente os usos e fontes de recursos. Linha a linha. Conta a conta. Fazendo isso você terá surpresas, revelações que não tinha conhecimento até o momento.

Por que estou pagando tanto pra certo fornecedor ou prestador de serviços? Isso é realmente necessário? É fundamental pra manter minha empresa funcionando? Por que esse cliente sempre atrasa e não paga multa? Esse vendedor, recebe a mesma comissão, mas vende com prazo de recebimento 2x maior que os demais, isso é justo? 

Os questionamentos irão aparecer, naturalmente, e isso irá contribuir para você identificar oportunidades de melhoria, cortando o dispensável, e incrementando a atenção a certas fontes de renda. Isso te ajudará a mapear por que está em crise, e como sair dela.

Feito o passado, projete o que será sua empresa no futuro. Como ficará o seu caixa em 1 mês, 3 meses, 12 meses? Será que, mantendo o nível normal de receitas e custos, você consegue se manter lucrativo, ou está queimando reservas? Se está queimando reservas, até quando? Por que não tomar uma atitude imediata e resolver o problema? A análise vai ser especifica para seu caso. 

Por que que é importante você saber isso? Para você conseguir ter uma estimativa sobre futuro da sua empresa. Baseado na análise de histórica de dados, e em suas percepções de variações (para cima ou para baixo) destas contas (aumento de custos, redução de receitas, ou vice versa), você conseguirá projetar o fluxo de caixa futuro e estimar qual vai ser o resultado da sua empresa. 

O objetivo é simples: prever (ou tentar) quais serão as necessidades de dinheiro para os próximos períodos, para que você possa empregar correções necessárias/ medidas corretivas em caso de falta de caixa. Em uma empresa em crise, faz sentido alguém projetar um caixa negativo? Algum salvador da pátria vai colocar dinheiro na empresa, ou financiar a empresa?

Não é concebível fazer uma planilha, e chegar a um determinado mês faltando caixa, uma vez que a empresa provavelmente não terá como se financiar e repor furo de caixa, uma vez que é muito difícil financiar-se com terceiros em momentos de estresse e crise, dada a alta percepção de risco atribuída.

A realização do fluxo de caixa serve para identificar os furos de caixa e tentar tomar ações corretivas. 

Organize seu fluxo de caixa

Como fazer um fluxo de caixa projetado? Comece fazendo um fluxo de 13 semanas, que é a divisão das 52 semanas do ano em quatro períodos. Trocando em miúdos, um trimestre corresponde a treze semanas, e quatro trimestres correspondem a um ano. 

Nos meus projetos, converso com diretores de empresas, mapeio detalhadamente todas as entradas e saídas de caixa, testo e desafio as premissas. Você deveria fazer o mesmo, com sua empresa. Pense muito bem se não está sendo super otimista ou pessimista nas suas projeções, peça opiniões de terceiros, seja diligente.

Como financista, eu particularmente não aceito o que estão me falando, e vou atrás de evidências, tanto mercadológicas, quanto em relação à micro realidade de determinada empresa, para que seja possível entender se os números estão corretos. Projeção, sem dado e informação concreta, é chute. Não cometa esse deslize. 

Nesse exercício, analisando o passado e projetando o futuro, procure validar suas percepções com outras pessoas que entendem sobre seu negócio, principalmente as que conhecem disso mais do que você, para validar se suas minhas premissas de projeção fazem sentido. Podem ser amigos, associações de classe, o que for. O importante é ter mais gente validando sua visão. Isso reduz o risco de você estar distorcendo a realidade, o que é bastante comum.

Planilha de Excel aceita tudo. É de vital importância que você consiga traduzir em sua planilha a realidade do seu negócio.  Tenho visto projeções de caixa e resultado totalmente não aderentes à realidade das empresas, com futuros desalinhados com relação às margens do passado, bem como com crescimento de receita descabidos.

Ainda, em alguns casos, por simples desleixo ou preguiça, a projeção futura se dá como cópia do passado, com alguma pequena variação estimada das receitas (geralmente para cima) e dos custos (geralmente para baixo), sem qualquer aprofundamento. Erro comum, erro básico. Erro grave.
O seu fluxo de caixa deve ter uma componente operacional, ou seja, considerando as entradas e as saídas de caixa decorrentes das atividades comerciais da empresa. 

Atenção aos prazos e as entradas previstas

É preciso comparar as entradas previstas de caixa (receitas) com a maior granularidade possível, em um nível de cliente e produto, comparando-as com os resultados passados, para ver se existe uma linha de tendência clara ou normalidade do negócio. 

Também é necessário prestar atenção nos prazos (geralmente em dias) de recebimentos históricos. Por exemplo, digamos que a Lojas Americanas paga sempre com 120 dias. Se você está prevendo aumentar as suas vendas para a Lojas Americanas, esse dinheiro não vai entrar no seu caixa no dia seguinte, vai demorar 120 dias para estar disponível no seu caixa (a não ser que eu antecipe esses recebimentos via desconto de recebíveis, mediante pagamento de juros altos, o que vai reduzir o volume recebido à vista).

O mesmo é válido para os desembolsos operacionais previstos, devendo compará-los com os custos despesas que estão no seu fluxo de caixa passado, para entender se estão fazendo sentido. Por exemplo, você não pode prever uma redução drástica do número de funcionários se não tem nenhum fato gerador para isso. O mesmo vale para melhoria de margens, sem embasamento técnico ou comercial. 

Por isso, via de regra, mantenha os custos e despesas constantes, de acordo com o nível normal de negócios, a não ser que você tenha planos concretos para mudar a estrutura de custos e despesas da empresa (e recursos para isso, pois demitir custa caro). 

O saldo entre as entradas e as saídas operacionais de caixa irão gerar o seu fluxo de caixa operacional, refletindo o quanto a sua atividade está gerando de recursos, para pagar seus investimentos e financiamentos. 
Complementando, faça a análise e projeção do fluxo de caixa não operacional, que engloba investimentos, pagamentos de dívidas, juros e outras despesas não operacionais, assim como aportes de recursos por sócios ou terceiros (capital ou dívida). 

Nessa projeção, contemple seus planos de expansão ou redução (compra ou venda de ativos), quais serão os pagamentos de dívidas (baseados nos contratos de endividamento), e se existe algum tipo de previsão de despesas ou aportes que fogem do curso normal do negócio (algo que não faz parte do seu dia a dia, mas que você sabe que terá que pagar, por exemplo, uma multa, mudanças de local, etc.). 

A soma do fluxo de caixa operacional e não operacional resultará na projeção de caixa do seu negócio, e servirá de base para o desenho de um conjunto de ações pra melhoria e preservação de caixa, que você deve construir com seu time e sócios.

Como projetar o caixa?

Na jornada de construção da projeção de caixa, você deverá responder a perguntas como: o que pode ser melhorado? Eu tenho algum espaço ocioso que posso vender ou sublocar? Eu tenho algum estoque obsoleto? Eu tenho alguma coisa que eu possa usar para melhorar meu fluxo de caixa, no sentido de gerar mais receita? Eu consigo postergar o pagamento de alguma dívida? 

Você não vai querer ser surpreendido no último minuto, com pagamentos não planejados, ou com um rombo de caixa que não pode pagar. Nessa situação, você terá que recorrer a fontes de dinheiro muito caras, que colocarão seu negócio e seu patrimônio em risco.

É muito grave o gestor de uma empresa não prever algumas saídas importantes de caixa, ou mesmo algumas entradas, e ter que correr a bancos, financiadores ou investidores, de última hora, solicitando recursos de forma imediata. 

Isso geralmente não funciona, pois causa estranheza aos financiadores, bem como demonstra despreparo da gestão. Ainda, caso ocorra, esse aporte ou dívida acontece em condições comerciais muito pouco atrativas em termos de prazos, taxas e garantias exigidas. 

Sendo assim, é fundamental você saber a necessidade de caixa do seu negócio para os próximos dias, meses ou até anos para que seja possível cobrir esses furos de caixa com antecedência. 

Outro ponto importante é realizar análises de sensibilidade, ou seja, simular cenários alternativos e possíveis, e ter planos de ação para caso os cenários negativos se materializem. Por exemplo, o que será necessário ajustar caso um cliente que represente 30% de sua receita resolva, do nada, encerrar a parceria comercial com sua empresa?  

Por fim, cada empresa tem uma necessidade diferente de acordo com seu ciclo de vida e estágio de desenvolvimento. Uma startup tem uma necessidade diferente de uma empresa que está em maturação, e totalmente diferente de outra em crise. Entenda em qual o estágio sua empresa está, para que possa ter mais sucesso em sua previsão de caixa.

O que você fará quando (e não se, pois sabemos que outras crises ocorrerão) tivermos outra crise generalizada? Como ficará seu caixa? Reflita e construa seus planos de ação.
 
O presente texto foi realizado com informações disponíveis publicamente e com base na experiência prática de seu autor, não sendo recomendação de conduta, investimento de qualquer espécie.